Nem árt rendet tenni a fejekben

A kérdések zápora arra enged következtetni, hogy sokat kell, és lehet is tenni képzéssel azért, hogy a Magyarországon működő hazai és külföldi tulajdonú vállalatok szakemberei sikeresebben végezhessék munkájukat. S mivel – elsősorban saját territóriumuk védelme érdekében – bármely szervezeti egységnek érdekében állhat gyengíteni a beszerzési pozíció súlyát, inkább annak erősítését tartom fontosnak.

Keressünk szövetségeseket!

A beszerzőknek éppen ezért azt szoktam tanácsolni, hogy elsőként a pénzügyesek között keressenek szövetségest, merthogy nincs az a pénzügyi vezető vagy helyi kontroller, aki ne támogatna bármilyen hatékonyságnövelési törekvést. Sok olyan vállalatot ismerek, ahol a beszerzés központosítása helyi szinten problémákat vetett fel. Sikeresen kezelte ezt a helyzetet például az a nemzetközi, nehézipari szektorban dolgozó ügyfelünk, ahol a stratégiai beszerzés menedzsmentje szoros kapcsolatot tartott fent az egyes üzemek helyi kontrollereivel. Őket meggyőzve könnyebben, gyorsabban tudtak lecserélni egyes beszállítókat, valamint hatékonyabban sikerült betartatni Európa szerte a szerződéseket.

A beszerzés nem „csak kiszolgál”

Kimondhatjuk tehát, hogy vége van annak a korszaknak, amikor a beszerző csak „kiszolgálja” a vállalati működést, egy költségtényező, amely kizárólag támogatói funkcióként működhet. Az FMCG, az autóipar, az elektronikai ipar, az élelmiszer- vagy épp a feldolgozóipar jó példa lehet arra, hogy az új megközelítés, egy modernebb működés ma már elengedhetetlen a nagyobb vállalatok számára. Egy másik, autóipari ügyfelünk spórolt meg rengeteg költséget például azáltal, hogy mérnökeik már a tervezés fázisában bevonták a beszerzőt a munkába. Javaslatainak köszönhetően az adott terméket a meglévő szerszámokkal lehetett legyártani, míg az eredetileg tervezett változtatás költsége akár több tízezer dolláros kiadást is vonhatott volna maga után.

Ez is bizonyítja, hogy érdemes szélesebb értelmet adni a beszerzésnek

Hiszen egy olyan többszereplős játékról van szó, ahol a beszerzést valóban partnerként kell a folyamatokba bevonni, érdemes új, szélesebb értelmet adni a beszerzési funkciónak. Ehhez persze jól képzett beszerzőkre van szükség, akiknek meg van a helyük a top-menedzsmentben, ha pedig másképp nem megy, akkor folyamatszabályozással kell bevonni őket a többi területtel való szorosabb együttműködésbe. 

A beszerzőnek ugyanis – az értékteremtő folyamat integráns részeként – minden olyan helyen ott kell lennie, ahol költséget lehet csökkenteni, hatékonyságot lehet növelni, értéket lehet teremteni. Ez a szerepkör olyan tudatos stratégiát kíván meg a beszerzés részéről, amely alapos menedzsment ismeretek és az egyes területeken való gyakorlati tudás nélkül elképzelhetetlen.

Hogyan lesz a beszerzés értékteremtő?

A fejlett menedzsment technikákat alkalmazó vállalatoknál a beszerzésnek tehát egyértelműen támogató szerepet kell vállalnia. Ez a beszállítói kapcsolatok aktív menedzselésével, a beszerzési piacok állandó figyelemmel kísérésével valósulhat meg. Tetten érhető még a beszerzés feladatainak egyéb területekre való kiterjesztése is. A versenyképesség javítása érdekében ugyanis a vállalatok igyekeznek egyes területeket kiszervezni. A beszerzésnek ilyenkor nem csak lehetősége, de kötelessége is ezeken a területeken megnyilvánulni. Új utakat nyitnak meg az elektronikai lehetőségek is, mint például a beszerzési folyamatok automatizálása vagy az elektronikus aukció. A jó beszerzőnek továbbá a beszállítókkal is különleges viszonyt kell ápolnia, ösztönözni, motiválni őket, új innovatív ötletek „szállítására” is. Egyik partnerünk, egy élelmiszeripari cég esetében például a beszállítói újításoknak köszönhetően jelentős költségcsökkentést sikerült elérni, valamint új formatervezési megoldások is születtek. A vállalat ezt a hozzáállást elsősorban annak köszönhette, hogy a beszállítók éves értékelésében jelentős szerepet tulajdonított a beszállítói ötleteknek, amelyek között jelenleg többet is alkalmaz a piacon.

Kis lépésekkel az akadályok leküzdéséért

A számtalan jó példa és lehetőség ellenére mégis gyakran tapasztalom, hogy a beszerzők a mozgástér hiányától szenvednek, ilyenkor véleményem szerint olyan dolgokba érdemes belekezdeniük, amelyek relatíve kis erőforrás ráfordítással látványos eredményt hozhatnak. Biztos receptet persze nehéz adni, de jó példa lehet erre az indirekt beszerzés, ahol a beszerző felvillanthatja a tudását. A válság a korábbi időszakhoz képest ráadásul csak még jobban felértékelte a kockázatkezelést, így a professzionális beszerzési menedzsmentben a beszállítói kockázat kezelése alapvető fontosságúvá vált.

Fejlődés és támogatás

A beszerzőknek tehát nem csak azzal kell tisztában lenniük, milyen egy jó beszerzési stratégia a gyakorlatban, hanem azt is el kell sajátítaniuk, miként lehet az egyes menedzsment területekhez, folyamatokhoz, funkciókhoz kapcsolódni, hogyan tudnak majd ezekhez minél hamarabb plusz értéket társítani. Mindez persze szemléletváltás, az adott vezető nyitottsága és támogatása nélkül továbbra sem jelentheti azt a stratégiai versenyelőnyt a cég számára, amelynek megszerzésére egyébként egy jól képzett, tapasztalt beszerzési csapat képes lehet.

Nyáry Krisztián
beszerzési tanácsadó

Szeretne rendszeresen bevált beszerzési tanácsokat, tippeket, eszközöket kapni munkájához? Kattintson ide és ismerje meg a Best practices a beszerzésben című cikksorozatunkat.